受注の数字を台帳、在庫表、請求書へと何度も書き写している。申請書が誰の机で止まっているか分からない。そういう業務を社内の担当者と一緒に見直し、自動にできる所から自動にします。最後は、シクミヤがいなくても社内で回る形でお返しします。
下の図の例に沿った比較です。数字は会社ごとに変わります。
同じ数字を4回入れています。どこか1か所ずれると、月末に数字が合いません。
入力は1回。ほかの表は自動でそろいます。
図は受注の例です。どの表をつなぐかは、会社ごとに業務を見て決めます。
← 横にスライドすると、続きが見られます →
処理まで5日ほど（例）。申請した人には、いまどこにあるか見えません。
← 横にスライドすると、続きが見られます →
処理まで1日以内（例）。止まっている場所が全員に見えます。
日数は一例です。紙を画面に置き換えるだけでは速くならないので、承認の段数や、金額によっては承認を省けないかも一緒に見直します。
社内の業務にいちばん詳しい方を1人、窓口にしてください。その方と一緒に作り、最後はその方が自分で直せるようにします。
細かい業務まで知っている必要はありません。最初のキックオフと、最後の報告会にだけ出てください。
いつものやり方を見せてもらいます。作ったものを使ってみて、直してほしい所を出してもらいます。
担当の方から話を聞いて作ります。使い方と直し方を教えながら、少しずつ手を離します。
作るのはシクミヤですが、納品のあとに社内で直せる人がいないと、また属人化します。そこで担当の方には、次の4つを順番にお伝えします。
2つ目からは、担当の方から「次はこれを直したい」と相談が来るようになります。どの部署から始めるかは会社によって違います。
転記が多い会社ほど、新しいツールを入れると入力する場所がもう1つ増えて、かえって手間が増えることがあります。まず、その転記は本当に必要かを確かめます。要らないものはやめて、残った作業だけをつなぎます。新しいツールを入れない提案になることもあります。
| 業務 | 以前 | 作り直したあと |
|---|---|---|
| 美容サロン60店舗のFAXと電話会議 | 毎日のFAXと電話 | 3か月で全店のFAXをやめ、LINE WORKSに切り替え |
| 請求書100社分の作成とメール送付 | 月30時間 | 月2時間。年間で336時間減りました |
| 口座振替依頼書のチェックと転記（AI-OCR） | 月56時間 | 月14時間。手で書き写す工程をなくしました |
| クレジットカードの入金消込 | 月10時間 | ほぼ0時間 |
代表・福田がこれまで（前職での担当を含め）手がけた業務改善の実績です。改善は30件を超え、減らした作業は年間2,000時間以上になります。社名は出していません。どれも、ITの専任者がいない現場でそのまま使われています。
外の人間がずっと張りついていないと回らない仕組みは、形を変えた属人化です。最初は深く入り、少しずつ手を離します。灰色の欄は、シクミヤが関わらなくても回っている時期です。
| シクミヤ | 社内の担当の方 | |
|---|---|---|
| 聞く | 現場で話を聞き、業務を書き出します。手順書がなければここで作ります | いつもどおり仕事をしながら、やり方を見せてもらいます |
| 一緒に作る | 担当の方と相談しながら作ります | 実際に使ってみて、直してほしい所を出します |
| 教える | 困ったときだけ入ります | 小さな修正は自分でやります。業務改善やAIの使い方もこの時期に覚えます |
| 任せる | 関わらなくても回っています | 社内で回し、次に直したい業務も社内から出てきます |
| 料金 | 内容 | |
|---|---|---|
| 初回プロジェクト | 5万円（税別） | 手間のかかっている業務を1つ選んで作り直します。キックオフから4週間以内に終わり、追加の費用はかかりません。 |
| 続けて頼む場合 | 月10万円から | ほかの業務も同じように直していきます。範囲と頻度で変わり、これまでの例では月12万〜53万円でした。 |
報告会では、今回手をつけなかった課題の一覧もお渡しします。合わなければ、初回で終わりにして構いません。
その状態で大丈夫です。どの作業が面倒かを一緒に書き出して、効果が出やすいものから順に決めます。
ITの専任者がいない会社がほとんどです。専門用語を使わずに進め、詳しい人がいなくても回る形でお渡しします。
変えなくて構いません。いまの道具のまま、足りない所だけを補います。